Zarządzanie projektami
Z Wikipedii
Spis treści |
[edytuj] Definicja
Zarządzanie projektem jest to niepowtarzalny zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizacja i kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu.
Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu.
Można też powiedzieć, iż jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się głównie z niemożliwości wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego.
Z innego punktu widzenia, zarządzanie projektem można zdefiniować jako naukę o definiowaniu i osiąganiu celów przy jednoczesnej maksymalnie możliwej optymalizacji użycia zasobów (np. czasu, pieniędzy, ludzi, itd.).
Zarządzanie projektem to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu.
Ze względu na zakres uprawnień, odpowiedzialności i poziom wymaganych kompetencji najbardziej wyróżniającą się rolą w projekcie jest rola kierownika projektu. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmują się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.
Inną istotną rolą w projekcie jest sponsor projektu, który powołuje projekt do życia. Sponsor projektu jest jednocześnie osobą najbardziej uprawnioną do podejmowania wszelkich decyzji w projekcie, ale najczęściej podejmującą w projekcie decyzje kluczowe, w tym również mogące re-definiować zakres, budżet lub czas realizacji projektu. Sponsor podejmuje często również decyzję, co do wyboru kierownika projektu i przez cały czas wspiera jego osobę w trakcie realizacji projektu. Wszelkie decyzję sponsora są zawsze wiążące dla kierownika projektu.
W języku polskim przyjęły się głównie dwie nazwy określające tę samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzania projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze cieszy się największą popularnością. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie Project Management. Wszystkie te nazwy stosowane tu będą wymiennie.
[edytuj] Czym jest projekt?
Projektem mogą być nawet tak proste czynności jak zrobienie śniadania, w praktyce jednak projekty bywają bardzo złożone. W przeciwieństwie do procesu, projekt wykonuje się raz, a każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia (co nie oznacza jednak, że daty te nie mogą się zmieniać - w praktyce często tak się dzieje). Wyprodukowanie partii towaru na linii produkcyjnej zdecydowanie nie kwalifikuje się jako projekt, gdyż jest to proces powtarzalny, bez zaplanowanego końca; projektem mogłoby być np. zaplanowanie i zorganizowanie takiego procesu produkcyjnego.
Typowe projekty to projektowanie czy budowa budynku, programowanie, testowanie i dokumentacja komputerowego oprogramowania, czy też badania i testy nad nowym rodzajem lekarstwa. Czas trwania projektu to czas pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem projektu, który może wynosić minuty, godziny, tygodnie, miesiące czy nawet lata.
Metodyki zarządzania projektem podkreślają, że każdy projekt jest zorientowany na stworzenie unikatowego produktu, usługi bądź innego konkretnego rezultatu.
[edytuj] Podejścia
Ogólnie rzecz biorąc współcześnie stosuje się dwa podejścia do zarządzania projektami. Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków jakie muszą zostać wykonane. W przeciwieństwie do tego, w drugim podejściu projekt jest widziany raczej jako zbiór stosunkowo małych zadań, niż jako kompletny proces.
[edytuj] Podejście tradycyjne
W tradycyjnym podejściu, wyróżniamy 5 faz projektu:
- inicjacja projektu
- planowanie projektu
- wykonywanie projektu
- monitorowanie projektu
- ukończenie projektu
Nie każdy projekt jednak przejdzie przez wszystkie te fazy, jako że projekty mogą zostać anulowane, i często w praktyce są, zanim osiągną swój koniec. Niektóre projekty nie posiadają kilku z wymienionych faz, niektóre zaś przechodzą przez niektóre z etapów kilkakrotnie.
Zarządzanie projektami stara się objąć następujące zmienne czynniki:
- zakres projektu
- czas na wykonanie projektu
- koszty projektu (budżet)
- jakość
- ryzyko
Trzy pierwsze czynniki są ściśle z sobą powiązane równaniem równowagi projektu. Zawsze ustalenie dwóch z nich powoduje, że trzeci jest wynikowy. I tak np. ustalenie zakresu projektu i czasu jego wykonania ustala jego koszta zgodnie z zasadą, iż większy zakres wymaga większego budżetu. Ustalenie krótszego czasu wykonania, w większości przypadków powiększa koszta. Obniżenie budżetu zawsze wiąże się z ograniczeniem zakresu, wydłużeniem czasu projektu lub obu na raz.
