Billennium WorkFlow Server

Z Wikipedii

Billenium WorkFlow Server to system informatyczny pozwalający efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów i spraw w organizacji, a także sterować przepływem informacji pochodzących z wielu rozproszonych źródeł - Workflow. Dzięki temu jest niezwykle przydatnym narzędziem umożliwiającym trwałe obniżenie kosztów administracyjnych oraz zwiększenie wydajności pracy. System WORKFLOW SERVER jest także łatwy w obsłudze. W prosty sposób definiowane są w nim poszczególne stany procesów, zdarzenia inicjujące kolejne kroki oraz dokumenty wymagane na każdym z etapów pracy. Użytkownikom przydzielane są uprawnienia dostępu do konkretnych dokumentów oraz do wykonywania czynności w ściśle określonym porządku i czasie. Wszystkie procesy decyzyjne modelowane są przy pomocy wygodnych - umożliwiających intuicyjną obsługę - narzędzi graficznych. Użytkownicy systemu posiadają do niego dostęp z niemal każdego miejsca na świecie poprzez Internet, ponieważ wszelkie funkcje WORKFLOW SERVER dostępne są w oknie zwykłej przeglądarki internetowej.

Wdrożenie systemu informatycznego BILLENNIUM WORKFLOW SERVER umożliwia optymalizację procesów decyzyjnych w organizacji - jest skuteczną metodą obniżania kosztów operacyjnych oraz zwiększania wydajności pracy.

Zdaniem organizacji WFMC ( WorkFlow Management Coalition) WorkFlow oznacza "automatyzację procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Najważniejsze cechy systemu BILLENNIUM WORKFLOW SERVER:

- Dostęp do wszystkich funkcji systemu poprzez przeglądarkę internetową - uprawnieni użytkownicy posiadający indywidualne hasła dostępu mogą pracować zarówno w siedzibie firmy, jak i poza nią - Pełna współpraca z najczęściej stosowanymi systemami: MS Office, Exchange, ActiveDirectory. System działa zgodnie z międzynarodowym standardem transferu danych WFXML - Łatwe modelowanie procesu obiegu spraw i dokumentów za pomocą edytora graficznego; w tym definiowanie kategorii spraw, rodzaju pism, zakresu ich obowiązywania i związanych z nimi procedur obiegu - Automatyczne rejestrowanie zmian statusu spraw i powiadamianie o tym uczestników obiegu dokumentów; informowanie o sprawach zaległych, wymaganych czynnościach i pilnych zadaniach; monitowanie o zbliżających się terminach realizacji poszczególnych zadań i generowanie ponagleń. Powiadamianie możliwe jest także poprzez SMS lub e-mail - Krótki czas implementacji systemu ułatwia efektywne dostosowanie procesów biznesowych wewnątrz organizacji do wciąż zmieniających się norm i przepisów prawnych - Automatyczne uwzględnienie hierarchii struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa – dzięki integracji z wykorzystywanymi usługami katalogowymi - Plastyczność systemu umożliwiająca precyzyjny dobór jego elementów w odpowiedzi na specyficzne potrzeby użytkownika - Łatwa rozbudowa uprzednio wdrożonego systemu o nowe parametry przy wykorzystaniu wcześniej wprowadzonych danych - Nieograniczona liczba użytkowników oraz scenariuszy procesów obiegu generowanych przez nich dokumentów - Definiowanie ról użytkowników i kontrola ich uprawnień. Śledzenie obiegu spraw i monitorowanie realizowanych zadań, łatwa identyfikacja odpowiedzialnych za ich wykonywanie pracowników, raportowanie, generowanie statystyk wyników poszczególnych komórek organizacyjnych i działów - Warunkowe sterowanie umożliwia zmianę ścieżki obiegu dokumentów w zależności od różnych wariantów zdarzeń wewnątrz procesu - Integracja informacji rozproszonych w różnych bazach danych - Segregacja dokumentów m.in. według projektów, nadawców bądź adresatów, dat, rodzaju pisma, terminów realizacji zadań i osób za nie odpowiedzialnych - WORKFLOW SERVER opcjonalnie może zawierać aplikacje ułatwiające proces rozliczania faktur. To nowatorskie rozwiązanie usprawnia działanie przedsiębiorstwa poprzez dekretację faktur kosztowych według szeregu parametrów ułatwiających kwalifikowanie kosztów z uwzględnieniem miejsca ich powstawania - Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi organizacji za pomocą konektorów dedykowanych dla Enterprise Service Bus firmy Sonic Software oraz z produktami rodziny Microsoft SharePoint 2003 i innymi systemami intranetowymi. - System działa w opraciu o Microsoft SQL SErver 2000/05, a niebawem będzie także działał na serwerach Oracle

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

• WZROST WYDAJNOŚCI PRACY – technologia WORKFLOW SERVER zwiększa produktywność procesów związanych z pracą grupową. Konkretne zadania do wykonania trafiają we właściwym czasie do odpowiednich na danym etapie realizacji projektów pracowników. Wraz z zadaniem do wykonania pracownik otrzymuje także niezbędne mu do jego realizacji dokumenty i informacje • OGRANICZENIE KOSZTÓW ADMINISTRACYJNYCH – poprzez eliminację dokumentów papierowych. Dokumenty w postaci elektronicznej nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto gwarantują pełniejszą kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo • KONTROLA JAKOŚCI DOKUMENTÓW – system kontroluje poprawność wprowadzanych informacji, jak i samego przebiegu przydzielonych użytkownikom zadań, informując wyznaczone osoby o wszelkich nieprawidłowościach • MONITORING REALIZACJI ZADAŃ – przełożony w każdej chwili może sprawdzić, na jakim etapie dane działanie jest wykonywane i przez kogo. Dzięki temu wie, które zadania są najbardziej pracochłonne lub sprawiają najwięcej trudności • PRECYZYJNY PODZIAŁ PRACY I OGRANICZANIE SPORÓW KOMPETENCYJNYCH – dzięki szczegółowemu określeniu poszczególnych ogniw łańcucha obiegu dokumentów każdy z pracowników wykonuje przypisane mu zadania i wie komu przekazać określoną sprawę, jeśli wymaga ona dalszej pracy • BEZPIECZEŃSTWO OBIEGU DOKUMENTÓW I INFORMACJI – dostęp do określonych dokumentów i informacji posiadają wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Zakres dostępu określany jest przez administratora. System rejestruje informacje na temat wszystkich wykonanych przez użytkowników czynności i udostępnia je w postaci raportów wykonania • INTEGRACJA DOSTĘPNYCH DANYCH – WORKFLOW SERVER dzięki możliwości integracji z działającymi w organizacji systemami i bazami danych usprawnia przepływ informacji w organizacji. Upoważnieni pracownicy posiadają natychmiastowy dostęp do niezbędnych im dokumentów i informacji • WSPARCIE SYSTEMÓW KONTROLI JAKOŚCI – informatyczny system obiegu dokumentów i przepływu informacji w znaczącym stopniu wspomaga organizację we wdrażaniu systemów zarządzania jakością, w tym przede wszystkim ISO. W dobie coraz powszechniejszej certyfikacji i standaryzacji w światowej gospodarce, nieodzownym staje się usystematyzowanie przepływu dokumentów oraz informacji, a także zarządzanie procesami biznesowymi zgodnie ze ściśle określonymi procedurami.

POTENCJALNI ODBIORCY

Sprawnie funkcjonujący system obiegu dokumentów i informacji jest kluczowy we wszystkich organizacjach, w których precyzyjnie zdefiniowane reguły postępowania warunkują sukces całej instytucji. Przykładami są przedsiębiorstwa działające zgodnie z zaplanowanymi strategiami biznesowymi, szczególnie z sektora usług finansowych i telekomunikacyjnych oraz instytucje administracyjne obsługujące interesantów według ścisłych procedur.

PRZYKŁADOWE WDROŻENIA SYSTEMU

1.Automatyzacja wniosków urlopowych. Pracownik występuje do przełożonego z wnioskiem o urlop. W przypadku akceptacji wniosku inny wyznaczony pracownik zostaje poinformowany o zastępstwie, a wniosek trafia do działu kadr. W systemie informatycznym działu kadr wymiar przysługującego urlopu zostaje automatycznie pomniejszony o liczbę dni wpisaną na wniosku. Poszczególne etapy obiegu wniosków w systemie odpowiadają hierarchii struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. BILLENNIUM WORKFLOW SERVER pozwala na proste i szybkie przygotowanie wniosku, bez konieczności definiowania jednostek akceptujących, ponieważ system robi to automatycznie.

2.Automatyzacja procesu przyznawania limitu sumy ubezpieczenia w towarzystwie ubezpieczeniowym. Potencjalny klient składa zapytanie ofertowe. W odpowiedzi na nie odpowiedni pracownik przedsiębiorstwa ubezpieczeniowego wyraża swoją opinię w tej sprawie, przekazując ją innemu pracownikowi towarzystwa uprawnionemu do podejmowania decyzji dotyczących sum nie przekraczających określonego poziomu, który po zapoznaniu się ze sprawą może następnie podjąć decyzję o przyznaniu nie przekraczającego tego poziomu limitu. Może również nie przyznać limitu lub przekazać sprawę dalej, jeżeli klient wniósł o większą kwotę. W tym ostatnim przypadku ze sprawą zapoznaje się pracownik wyższego szczebla, który może od razu podjąć decyzję o przyznaniu limitu do kolejnego określonego wyższego poziomu; odmówić przyznania limitu klientowi albo poszukać możliwości reasekuracji ubezpieczenia, jeżeli miałoby ono opiewać na kwotę przewyższającą także ten drugi poziom. Jeśli poszukiwania reasekuratora zewnętrznego okażą się pomyślne, klientowi zostanie przyznany wnioskowany przez niego limit.

3.Automatyzacja obsługi skarg i wniosków w ogólnokrajowym przedsiębiorstwie komunikacyjnym. Jeśli klient złoży skargę lub wniosek, trafiają one do operatora, który może sprawę natychmiast rozpatrzyć, uwzględniając również to, czy będzie konieczny zwrot pieniędzy klientowi. Operator może także poprosić o niezbędne wyjaśnienia ze strony innych oddziałów przedsiębiorstwa i je następnie automatycznie uwzględnić lub zwrócić się do klienta o uzupełnienie dokumentów. Może także przekazać sprawę do innej jednostki organizacyjnej, jeżeli skarga bądź wniosek złożone zostały w niewłaściwej instytucji. Po wydaniu decyzji sprawa jest automatycznie archiwizowana.